Le lundi 29 septembre 2025 à 15:38
Cet outil est d’une grande utilité puisqu'il permet d’automatiser les tâches répétitives et d’accélérer les procédures, ce qui optimise le travail des RH. Il en existe un certain nombre sur le marché, et trouver le bon pour votre entreprise n’est pas toujours chose aisée. Pour vous aider à faire le meilleur choix, voici des critères essentiels dont vous devez tenir compte.
Définir vos besoins
Avant de faire un choix, vous devez définir concrètement vos besoins. Pour quelles raisons votre entreprise a-t-elle besoin d’un logiciel RH ? Pour arriver à répondre correctement à cette question, vous devez associer les acteurs clés, notamment les membres des ressources humaines et de l’équipe informatique si vous êtes une grande entreprise. Ce sont eux qui pourront le mieux faire le bilan des besoins de l’entreprise et définir les priorités. Avec leur aide, vous réussirez à déterminer si vous avez besoin d’un logiciel pour le recrutement du personnel, pour la gestion des paies ou des compétences ou encore pour d’autres tâches administratives qui prennent beaucoup de temps et qui pourraient être automatisées.
Il existe deux principaux types de logiciels RH : les outils RH "spécialisés" et les logiciels SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines). Les logiciels SIRH sont des systèmes RH complets, un peu comme un logiciel tout-en-un qui permet de gérer efficacement et plus rapidement plusieurs tâches. En la matière, le logiciel de ressources humaines Factorial disponible sur https://factorial.fr/hr-software est une option polyvalente ayant déjà convaincu des milliers d'entreprises. Non seulement il vous permet de gérer le recrutement, la paie, les performances, mais il vous donne aussi la possibilité d’évaluer les compétences, de planifier les temps de travail, les congés et les absences et beaucoup d’autres choses. Si vous souhaitez un outil polyvalent classé parmi les meilleurs, jetez-y un œil. De plus, il s’adapte aussi bien aux petites entreprises qu’aux plus grandes.
Une fois que vous avez défini vos besoins, vous pouvez opter soit pour un modèle polyvalent, soit un outil spécifique.
Établir des critères de sélection
Ici, vous devez spécifier les fonctionnalités que votre logiciel RH doit avoir. Puisque vous avez déjà défini vos besoins, vous savez dorénavant ce que vous recherchez. Les critères de sélection vous permettent de faire un choix éclairé. Commencez par définir les fonctionnalités essentielles à votre logiciel RH. Gestion de paie, planning, recrutement, formation, outils de suivi et autres sont autant de fonctionnalités que vous pouvez retrouver dans un logiciel RH. Ensuite, penchez-vous sur l’aspect ergonomie et convivialité. Il est primordial que le logiciel RH soit facile à utiliser pour toutes les parties prenantes, à savoir les managers et les employés.
Un autre critère de sélection est la sécurité des données. Le logiciel RH est un outil qui centralise des données et informations sensibles de votre entreprise. Vous devez vous assurer qu’il est fiable et sécurisé. Il doit être crypté et respecter les normes de sécurité, notamment le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Ainsi, vos informations ne risquent pas de tomber entre de mauvaises mains et même si c’était le cas, elles seraient inutilisables. Le logiciel RH doit aussi être hébergé en Europe pour respecter la législation en vigueur.
Enfin, pensez à vérifier la compatibilité du logiciel RH avec vos systèmes existants pour faciliter son adoption.
Définir un budget
En plus de répondre à certains critères pour satisfaire vos besoins spécifiques, le logiciel RH pour lequel vous optez doit être accessible. Accessible dans le sens de convenir à votre budget. Il faut garder à l’esprit que le logiciel RH nécessite un coût et pas seulement à l’achat. Outre les frais initiaux, vous devrez notamment payer des frais de formation des employés et d’abonnement. Si c’est un logiciel Saas comme Factorial, la maintenance et la mise à jour sont gratuitement gérées par les équipes du logiciel.
Certains logiciels vous feront facturer des services à la demande. C’est pourquoi vous devez définir un budget qui prend en compte tous ces aspects, selon la taille de votre entreprise. Notez qu’un outil trop cher mais peu adapté à vos besoins risque de devenir une charge plus qu’une aide. À l’inverse, investir dans une solution très performante mais hors de portée de votre budget peut devenir financièrement pesante et freiner la progression de votre entreprise. En choisissant votre logiciel RH, vérifiez bien qu'il offre un excellent rapport qualité-prix.
Tester les logiciels RH
Quel est le meilleur moyen de s’assurer de l’efficacité d'un logiciel RH ? C'est de le tester évidemment ! Pour faire un choix final éclairé, n’hésitez pas à essayer les différentes solutions qui vous ont été proposées. Réclamez des démos personnalisées ou les versions d’essai des logiciels RH qui vous intéressent. Beaucoup de solutions sont effectivement disponibles en essai, et quand ce n’est pas le cas, vous pouvez demander des démonstrations aux éditeurs. C’est à ce niveau que vous déterminerez si effectivement les logiciels en question tiennent leurs promesses. Profitez-en pour comparer les différentes fonctionnalités et caractéristiques. Ergonomie, facilité d'utilisation, conformité RGPD, support client et technique, sécurité et autres pour choisir le logiciel qui satisfait le plus vos attentes.
La rédaction d'Actu17 n’a pas participé à la rédaction de cet article.